Mødebooking – Tips til dit script

Hvis du beskæftiger dig med mødebooking, har du sandsynligvis allerede haft et script mellem hænderne – enten et du selv har skrevet eller et, som virksomheden har udarbejdet. Hos flere virksomheder bliver scriptet indimellem ophøjet til samme niveau som biblen og altså det sted, hvori man kan finde sine svar. Dér må vi desværre skuffe dig. Dit script må nemlig ikke være mejslet i sten og et, du følger fra ende til anden – og du må for guds skyld ikke ende med at læse direkte op af det.

Dit script skal derimod bruges som en støtte, hvis klappen går ned. Men hvad skal sådan et script så indeholde? Og hvordan skal det bygges op? Jo, det kan du vælge at gøre på flere forskellige måder, men vi har simpelthen knækket koden (mener vi selv), og vi er mere end klar til at dele ud af vores guldkorn. Derfor får du i dette blogindlæg mødebooking-tips og vigtig knowhow omkring mødebooking-scripts, der kan gøre dig i stand til at udarbejde et script – som lander møder.

Pst! Vi viser dig endda, hvordan vores eget script ser ud, så hvad venter du på?

Vær imødekommende, og vis respekt i introduktionen

De første sekunder af en telefonsamtale er vigtige – uhyre vigtige. Det er nemlig hér, at den potentielle kunde får et indtryk af dig som samtalepartner. Derfor er det også en rigtig god idé at forberede de allerførste ord, som du vil sige. Men pas på! Det må naturligvis heller ikke blive alt for indøvet og kunstigt.

Så hvad skal du have fokus på i introduktionen? Jo, du skal sørge for at være venlig, professionel og respektere den person, du får i røret. Det kan du bl.a. gøre ved at indlede med ”Hej, du taler med X fra…”. I introduktionen skal der dog også være en form for ”icebreaker”, hvor du har muligheden for at skille dig ud fra mængden og vise, at du ikke er ligesom de andre mødebookere og telefonsælgere, som ringer i ny og næ.

Det kan f.eks. være ”Jeg håber ikke, at jeg har fanget dig på et dårligt tidspunkt?”. Med denne sætning får du sat modtager i den anden ende af røret i tale, og du udviser respekt og ydmyghed omkring kundens tid. Icebreakeren skal være din indgang til en personlig og nærværende samtale, og den har til formål at svinge samtalen over på næste del i introduktionen – nemlig formålet med dit kald.

Du kan med fordel bruge en vending ala ”Jeg vil gerne låne et minut af din tid til at fortælle, hvad jeg sælger, og så kan du tage stilling til, om det kan have værdi for dig”.

Hvert eneste ord i din introduktion har betydning, men dit stemmeleje, din intonation, dialekt og humor er mindst lige så afgørende faktorer. Derfor skal du også huske at være bevidst omkring disse og ligeledes tilpasse dem og dine specifikke ordvalg i introduktionen alt efter kunden, du taler til.

Gør pitchet kort og præcist

Noget af det allerførste du skal lægge ud med at kigge på er et kort og præcist pitch. Du kan bl.a. stille dig selv følgende spørgsmål:

  • Hvorfor ringer du?
  • Hvad vil du have ud af samtalen?

Disse to spørgsmål kan hjælpe dig med at lave et pitch med klare og præcise linjer, som ikke er til fortolkning. Du kender sikkert selv følgende scenarie: ”Hej! Du snakker med X. Læser du mange nyheder/Fører du en avis derhjemme/Betaler du også for meget for din avis?”.

Det er de færreste, som falder for mødebookere og telefonsælgere, som forsøger at dække over deres egentlige formål med opkaldet. Føler de, at du skjuler noget eller forsøger at pakke noget ind? Ja, så kan du være sikker på at få en irriteret modtager i den anden ende. Dit pitch skal komme i forlængelse af din introduktion og din icebreaker, og den skal ikke være en monolog. Tværtimod.

Selvom nogle mødebookere vil mene, at den egentlige dialog først begynder, når du har fuldendt samtalens indledning, så stiller vi os kritiske over for det. Modtageren skal allerede føle sig hørt i introduktionen og pitchet, da du ellers risikerer, at de går i defensiven med det samme.

Fokuser på at bruge formuleringer som ”Vi er …” og på den værdi, virksomheden skaber, eller de problemer, virksomheden løser. Herefter kan du bevæge dig over i en ”Vores erfaring er, at der er X typer… Dem der… Dem der… Dem der…” og afslut med et spørgsmål som ”Hvordan er det hos jer?” for at få den potentielle kunde i snak.

Hold pauser – og lyt

Det er alfa og omega, at du gør plads til pauser, hvor den potentielle kunde har tid til at snakke – og ikke mindst tænke. Du kender det sikkert godt: At blive mødt af en telefonsælger eller facer, der først trækker vejret og holder pause efter flere minutters monolog.

Du mister sandsynligvis hurtigt interessen og bliver småirriteret, og det eneste du kan fokusere på i resten af samtalen er, hvordan du kan få sælgeren ud af røret igen. Du ænser sandsynligvis ikke et ord af, hvad sælgeren siger – til trods for, der sagtens kan gemme sig værdifuld viden og guldkorn iblandt.

Vejen til mødebooking-succes behøver ikke være lang, snørklet og kringlet, hvis blot du husker at give kunden plads og taletid til at dele sine tanker med dig. Selvom pauser kan virke skræmmende, kan de være utroligt effektive. Husk, ingen falder for en maskinpistol af ord.

Når der opstår pauser, så lad dem blive, og hvis de varer i længere tid, kan du eventuelt bruge tiden på at spørge ind til kundens situation. Lad ikke din agenda for samtalen dominere, men lad hellere kunden komme til ord – til trods for kortere og længere pauser.

Brug storytelling og konkrete eksempler

Du kender det med al sandsynlighed selv. Flere af os kan have svært ved at få dikteret, at vi skal gøre dette og hint. Intet kan til gengæld skærpe vores opmærksomhed som en velfortalt historie. Den gode fortælling kan få både øjne og øre på stilke, og den kan aktivere hele følelsesregistret på nul komma fem. Storytelling og konkrete eksempler fungerer altid, og det gælder i alle sammenhænge – også mødebooking.

Det er nemlig langt lettere for kunderne at forholde sig til andres reelle erfaringer, og derfor er kundereferencer og cases et særdeles effektivt værktøj, som du bør gøre flittigt brug af. Det er bl.a. også her, at du har mulighed for at inddrage historier og insights om markedets udvikling og ligeledes spørge ind til kundens erfaringer, så du kan blive klogere på markedet og konkurrenterne. Det er også det, vi kalder en markedsanalyse.

Storytelling er ét af de stærkeste værktøjer inden for kommunikation, og det gælder altså også på telefonen. Det kan være med til at bløde samtalen op, og det gør dit script mere levende og autentisk. Fortæl historier om kunder, der har haft glæde af et møde med virksomheden og eventuelt deres produkter/ydelser, som du ringer på vegne af. Eller fortæl historier om personer, du har haft i røret tidligere på dagen.

Mulighederne for storytelling er mangesidede, men det vigtigste er stadig, at du gør hver samtale unik. Du skal altså ikke inkorporere én fast fortælling i dit script, som du følger til punkt og prikke. For hvem siger, at den overhovedet har relevans for alle dem, du taler med? De potentielle kunder i den anden ende af røret skal gerne have en oplevelse af relevans og nærhed, og derfor skal du naturligvis sørge for at målrette din storytelling til den konkrete kunde.

Hav målet for øje – hele tiden

Det vigtigste i dit script er at have målet for øje i alle steps og faser. For det hele handler jo om én ting: at få mødet i hus. Det er jo faktisk derfor, du ringede op. Flere finder det dog indimellem svært at afslutte ordentligt eller lede samtalen over på det egentlige formål. Hvordan får man drejet samtalen over på et booking af et møde, hvis den p.t. befinder sig milevidt derfra?

Jo, ligesom i håndbold kan man aldrig vinde, hvis ikke man prøver at skyde på mål. Det handler om at være strategisk og tålmodig, så du finder den helt rigtige åbning. Når du gør det, skal du til gengæld også være klar til at afslutte – ellers må du vente til næste mulighed åbner sig.

Du kan f.eks. runde den nuværende samtale af med følgende: ”Nu skal jeg heller ikke stjæle mere af din tid” og efterfølgende afslutte med ”Hvornår kan du finde en ledig time i din kalender?”, hvor du udviser respekt for kundens tid og lader kunden komme til orde – igen.

Og husk nu, håndboldspillere skyder typisk også på mål oftere, end de scorer. Det værste, der kan ske, er, at du bliver bange for at afslutte. Hvis kunden ikke er interesseret i et møde, er det jo bare sådan, det er. Du må for alt i verden ikke begynde at presse på, da det vil få den omvendte effekt. Fra begyndelsen af samtalen har du jo været reel og transparent omkring din agenda, og derfor kan det heller ikke komme bag på nogen, at du forsøger at lukke samtalen ved at få et møde i kalenderen.

Implementer vores mødebooking-tips i dit eget script

Vi er nu ved vejs ende, og vi håber, du har fået et par mødebooking-tips, som kan gøre dit script skarpere og løfte det til et helt nyt niveau. Mødebooking og udarbejdelse af script er en disciplin, som kræver lidt øvelse at mestre, hvis du gerne vil skille dig ud fra mængden. Med det rette script og den rette tilgang til mødebooking, kan du dog komme rigtigt langt.

Hos Excito har vi flere års erfaring med bl.a. mødebooking, og har du et produkt/ydelse, som skal ud over rampen til de helt rette interessenter? Ja, så kan vi faktisk hjælpe dig med at komme i dialog med de rette kunder igennem mødebooking. Omvendt kan vi også klæde din salgsafdeling bedre på med salgstræning, så de bliver endnu mere trygge og skarpe til det opsøgende salg.

Se vores script – en skabelon

  • Hej, du taler med Charlotte fra …
  • Hej
  • Jeg håber ikke, at jeg har fanget dig på et dårligt tidspunkt?
  • Det har du / det har du ikke. Hvad vil du?
  • Jeg vil gerne låne et minut af din tid til at fortælle, hvad jeg sælger, og så kan du tage stilling til, om det kan have værdi for dig.
  • Det er ok
  • Vi er… + den værdi vi skaber eller de problemer vi løser.
    Vores erfaring er at der 2/3 typer
    • Dem der…
    • Dem der…
    • Dem der…
      Hvordan er det hos jer?
  • Vi er nok…
  • Det betyder for jer at…. Derfor vil jeg tilbyde dig at … Kommer forbi og viser dig/fortæller dig lidt om, hvor meget… vi kan gøre for jer.
    Du skal blot investerer en time af din tid, og så vil du få afklaret…
  • Hvornår kan du finde en ledig time i din kalender?
  • Det kan jeg den… / det kan jeg ikke.