2020 blev om noget året, hvor onlinemøder for alvor så dagens lys. Covid-19 lagde det meste af verden ned og gjorde det nødvendigt at tænke i nye og anderledes baner – både privat såvel som professionelt. Vi skulle med ét undgå fysisk kontakt, og det satte helt nye krav til vores måde at omgås hinanden på.
Vi kunne ikke længere afholde fysiske møder med kollegaer og potentielle samt eksisterende kunder, og de almindelige møder på arbejdspladserne blev dermed skiftet ud med onlinemøder for en stund. De fleste af os søgte i den forbindelse mod alternative digitale platforme som Zoom, Hangouts, Skype, Teams osv.
Men hvordan opretholder du egentlig effektivitet og professionalisme, når du afholder onlinemøder? Og hvilke fordele og ulemper er der for virksomheden ved at afholde onlinemøder? Alt det og mere til vil du få svar på i dette blogindlæg, hvor vi dykker ned i verdenen af onlinemøder, der i den grad har taget Danmark og verden med storm.
Forskellige typer onlinemøder
Onlinemøder er et paraplybegreb, som dækker over et væld af forskellige mødetyper. Der er stort set ingen grænser for, hvilke typer møder du kan afholde, men i rent professionelt øjemed er de typisk møder:
- Kaffemøder.
- Interviews.
- Support.
- Opfølgningsmøder.
- Samarbejdsmøder.
- Team-møder.
Selvom de forskellige møder varierer i formaliteter, skal de som oftest tilgås ens, hvis du gerne vil have det maksimale udbytte. Selvom et team-møde typisk er mere uformelt end et samarbejdsmøde med en kunde, betyder det ikke, at det skal gå op i hat og briller. Tværtimod. Som den velkendte frase lyder: Time is money.
Det er dog lettere sagt end gjort. Onlinemøder på de digitale platforme stiller nemlig nogle anderledes krav, som vi skal være bevidste om, før vi kaster os ud i det. Akkurat som der findes mødeetikette, findes der også onlinemødeetikette.
Nogle vil være vant til at færdes i onlinemiljøer og finder ikke overgangen særligt svær, mens andre finder onlinemøder utroligt fremmede. De føler sig ikke trygge i situationen, hvilket både kan skyldes tekniske aspekter, men i mindst lige så høj grad frygten for ikke at brænde igennem på en skærm.
Onlinemøder – en gammel kending i nye klæder
Vi kan ikke lade være med at studse over den enormt store respons, der har været til onlinemøder i 2020. For sagen er jo den, at mange af platformene har eksisteret i flere år, men det er først nu, at de fleste har fået øjnene op for dem og de fordele, de bringer med sig. Indimellem er det nødvendigt at stå på bar bund for at få øjnene op for de muligheder, der faktisk altid har ligget lige foran en.
Som vi kort berørte i afsnittet før, har tryghed og vaner også en stor indvirkning. Vi mennesker er vanemennesker, og vores vaner ligger som mønstre og handlingsrækker, vi henter frem og kører igennem, når der er brug for det – helt uden at skænke det en tanke. På helt samme måde er det med møder, som vi har været vant til at afholde fysisk i flere årtier. Der er behov for at ruske godt og grundigt i os, før vi får ændret på vaner eller får øjnene op for anderledes og til tider bedre alternativer.
Fordele ved onlinemøder
Der findes en række fordele ved onlinemøder, som vi vil gennemgå i det følgende. I vores optik er onlinemøder nemlig kommet for at blive, og vi er ikke i tvivl om, at virksomhederne kan spare mange penge ved at afholde flere af deres kundemøder online. Covid-19 har bragt utroligt meget dårligt med sig, men i alt det mørke pibler det alligevel frem med initiativer og nytænkning, som vi i den grad kan drage nytte af – herunder f.eks. onlinemøder.
Effektivitet
En af de store fordele ved onlinemøder er effektiviteten. Der er ingen tvivl om, at onlinemøder er langt mere effektive end fysiske møder. Du sparer tid og penge på rejseaktiviteter, og du kan ovenikøbet nå at komme igennem flere onlinekundemøder på en enkelt dag. Hvor du før kunne fylde en enkelt dag med 2-4 kundemøder, kan sælgerne nu booke det dobbelte ind – hvilket også stiller højere krav til mødebooking hos f.eks. os.
Ud over at vi pludseligt kan få eksekveret mange flere kundemøder i løbet af en dag, har selve kundemøderne også en tendens til at være mere effektive, når de foregår online. Vi fatter os mere i korthed, end hvis vi sad i et fysisk lokale, og vi slipper for, at der bliver talt i munden på hinanden. Der er nemlig typisk én ordstyrer, som både styrer teknikken og sørger for, at der kun er én, der har ordet ad gangen.
Det er ofte også lettere for alle, og især de mere tilbageholdende, at komme til orde i et møde. På et onlinemøde er der sjældent mulighed for, at der er nogle, der ”fylder mere i rummet” end andre, da vi ikke befinder os i et fysisk lokale sammen. Det giver alle de samme muligheder for at træde frem i lyset og dele deres inputs.
Geografi
Da vi ikke længere er bundet til et fysisk mødelokale, bliver det med ét også muligt at afholde møder med stakeholders placeret i forskellige dele af byen, regionen, landet og verden. Hvor det før kunne være en omstændelig proces at afholde ét enkelt møde med forskellige stakeholders, kan vi nu gøre det nemt og enkelt med onlinemøder.
Du kan nu holde møder uafhængig af geografi og placering, hvilket åbner op for endnu flere muligheder og økonomiske besparelser. Der er naturligvis brancher, hvor det kan være nødvendigt med et fysisk møde indimellem, men der er ingen tvivl om, at statusmøder, kontraktmøder og lignende sagtens kan afholdes online, således de fysiske møder begrænses til et minimum.
Flere deltagere
Du har selvfølgelig også mulighed for at være flere deltagere til et fysisk møde, men med flere deltagere følger også endnu mere koordinering, når det kommer til at finde en dag, der matcher alles kalendere. På et onlinemøde kan I snildt samles +5 mennesker, og de er langt nemmere at presse ind i et i forvejen stramt program, da de kan afholdes over alt. Det eneste, de kræver, er en stabil internetforbindelse i nærheden.
Derudover kan fysiske møder med mange deltagere også risikere at være mere ineffektive, fordi deltagerne automatisk finder små huller, hvor de kan chit-chatte med hinanden. Det er stort set usandsynligt at tro, at der til et fysisk møde med +5 personer ikke vil gå småsnak i den, for det er nemlig langt nemmere lige at stikke hovederne sammen eller knytte en kommentar over hovedet på andre.
Det vil sjældent ske til et onlinemøde, da det ganske enkelt ikke er muligt at snakke i munden på hinanden. Eller jo, det er det selvfølgelig, men det er begrænset hvor meget, man får ud af det. Det vil mest af alt være støj og virke utroligt forstyrrende samt løbe med alt opmærksomheden.
Nemt at vidensdele
Endnu en fordel ved onlinemøder er, at I internt nemt kan dele dokumenter, filer og andre relevante informationer i chatten. Det gør det nemt at vidensdele, mens I er i gang med mødet, og risikoen for, at nogen glemmer at dele noget efterfølgende, minimeres gevaldigt.
Derudover har alle mulighed for at kaste øjnene på materialet samtidigt, således eventuelle spørgsmål og deslige kan vendes med det samme. I de fleste chatfunktioner har du mulighed for at dele alt fra Word-filer og Excel-filer til PDF’er, Power Points og billeder.
Du har ligeledes også mulighed for at dele din skærm, hvilket gør det nemt at fremvise ting til alle andre deltagere. Det kan både være en præsentation, du har lavet, men det kan ganske enkelt også bare være din skærm, således du nemt kan navigere resten af deltagerne rundt og vise dem, hvad du konkret henviser til.
Bliv en haj til onlinemøder med disse 7 tips
Du er nu blevet klogere på nogle af fordelene ved at afholde onlinemøder – så langt, så godt! Men hvordan tager man formen fra et fysisk møde over i et virtuelt univers? Og kan man overhovedet gøre det?
Til det er vores korte svar: Nej. Det er umuligt at overføre formen fra et fysisk møde, da forholdene ganske enkelt bare er anderledes. Du risikerer at ende i et møde med uengagerede deltagere, tidsspilde og dermed et dårligere udbytte.
Derfor har vi naturligvis samlet en række tips, der skal gøre det endnu nemmere for dig at kaste dig ud i onlinemøder mere regelmæssigt. Vi går i alt enkelthed i dybden med, hvordan du får skabt værdifulde onlinemøder, der sælger.
Hellere få, korte møder frem for lange onlinemøder
Der skal ikke herske tvivl om, at vi har sværere ved at holde fokus, når vi ”mødes” virtuelt. Det bliver bare nemmere at tjekke ud mentalt, hvis du ikke selv er på, og derfor bør onlinemøder holdes kortere. Maksimalt 1 time. Skal du arrangere et længere møde? I så fald kan det være en idé at dele agendaen op, således I i stedet afholder flere korte møder.
Hvis ikke du har mulighed for at dele agendaen op på flere møder, så vær opmærksom på at lægge nogle pauser ind i programmet, så deltagerne har mulighed for at trække frisk luft i 5-10 minutter. Vi anbefaler cirka hver 45. minutter, da vores koncentrationsniveau simpelthen daler herefter.
Vær altid punktlig
Det er aldrig en god idé at komme for sent til møder – hverken fysiske eller onlinemøder. Til onlinemøder føles 5 minutter dog ofte endnu længere end til et fysisk møde, da du på sin vis sidder fasttømret foran skærmen. For hvad hvis du også bare lige henter en kop kaffe mere? Så kan det være dig, alle andre venter på, og sådan kan det fortsætte i uendeligheder.
Derfor: Vær altid punktlig. Hvis mødet begynder kl. 10.00, så sid klar ved skærmen omkring 5 minutter før, så lyd og billede også er på plads, før I går live. Tekniske udfordringer kan naturligvis opstå, men hellere opdage det før tid, end når mødet burde gå i gang.
Hav en klar agenda
Skal du have succes med dine onlinemøder, skal du have en klar agenda og en strammere struktur. Kommunikationen og sparringen opstår sjældent af sig selv på et onlinemøde, og deltagerne har en tendens til at være mere passive. Derfor er det vigtigt, at I har en klar agenda, som I følger, hvor alle har mulighed for at pitche ind og komme til orde.
Agendaen og struktur går dog også hånd i hånd. Den skal nemlig tydeligt definere, hvornår der snakkes om, af og mellem hvem. Det bliver måske en smule mejslet i sten, men det vigtigste er blot, at alle deltagere har en klar idé om, hvad mødet skal omhandle, og hvad der forventes af den enkelte deltager. Du kan med fordel melde en agenda ud på forhånd, så alle har mulighed for at forberede sig – akkurat som til fysiske møder.
Uden en klar og tydelig agenda risikerer du, at mødet stikker af, eller at deltagernes opmærksomhed daler, fordi strukturen er uklar.
Udvælg en mødeleder
Til onlinemøder sidder vi ikke i samme rum, og det gør det sværere at kommunikere, hvilket stiller nye krav. Ved mødets start skal der derfor også være en klar mødeleder. Det er typisk den person, som har inviteret til mødet, men hvis det ikke er det, er det vigtigt, at der peges en leder ud.
En mødeleder skal bl.a. hjælpe med, at agendaen bliver fulgt, men mødelederen skal i mindst lige så høj grad sørge for, at der kommer skub i kommunikationen. Mødelederen skal ganske enkelt hjælpe dialogen på vej og sørge for, at alle deltager aktivt.
Hellere få deltagere
Nuvel, vi ved godt, at vi brugte ”flere deltagere” som en fordel i afsnittet tidligere, og det står vi stadig også ved. Når det så er sagt, kan for mange deltagere dog også være en ulempe, som du skal have in mente.
Hvis der er for mange deltagere i et onlinemøde, bliver det hurtigt nemt at ”tjekke ud” og være mere passiv. Vil du gerne undgå det? I så fald bør du arrangere onlinemøder med få deltagere. Kræver dine møder, at der skal være mange deltagere, så prøv i stedet at dele møderne op, og viderebring den nødvendige viden til de forskellige deltagere, så alle føler sig velinformeret.
Stil krav til deltagerne
Skal dit onlinemøde være effektivt? Ja, så skal du sørge for at være forberedt. Hvis ikke deltagerne møder forberedt op til mødet, risikerer du spildtid. På onlinemøder er det lidt for nemt at koble ud og lave andre ting, men skal det være effektivt og værdiskabende, er det uhyre vigtigt, at alle tager ansvar og bidrager aktivt til mødet.
Det handler ikke om at pege fingre ad hinanden, men derimod om at skabe en fælles forståelse og et grundlag for, hvordan onlinemøderne skal foregå.
Hav styr på teknologien
Sidste punkt giver vel egentligt sig selv, men ikke desto mindre er der stadig nogle, som ”slås” en smule med teknologien. Teknologi, der driller, er ikke blot forstyrrende for deltagerne, men mindst lige så meget for den, der har problemer med teknologien. Tech-problemer gælder alt fra dårlig forbindelse, manglende lyd eller billede, dårlig belysning, login, som ikke fungerer – og vi kunne blive ved.
Hvis du ikke er en haj til teknologien i onlinemøder eller har en kollega, som ikke er det, anbefaler vi, at du leger lidt med det derhjemme inden dine møder. Omvendt skal du selvfølgelig også hjælpe andre så vidt muligt, hvis de giver udtryk for, at de har ”lidt problemer med teknikken”.
Et solidt, teknisk fundament er alfa og omega til onlinemøder, og det kræver både tid og det rette udstyr at skabe det. ”Man må aldrig gå ned på udstyr” er en velkendt frase, men lige i det her tilfælde kommer den faktisk til sin ret. Du kommer bare længere med godt udstyr, og ønsker du at gøre onlinemøder til en fast del af din forretningsstrategi, skal du investere i gode onlinemøder.
Onlinemøder skaber værdi for virksomheden
Hvor onlinemøder før i tiden i højere grad var målrettet de store virksomheder, som har ressourcerne til at implementere komplette løsninger, henvender de sig i dag til alle typer virksomheder. Der findes kort sagt ikke en virksomhed, som ikke kan få gavn af onlinemøder i en eller anden udstrækning.
Selvom det ikke er alle virksomheder, som har 100 % styr på lyd, video, deling af dokumenter og integrationer til andre kommunikationsteknologier, begynder flere og flere at hoppe med på bølgen. Hvorfor? Jo, fordi onlinemøder virkelig sparer tid og ressourcer i hverdagen, og som du nok allerede ved: Time is money.
Der er ingen tvivl om, at onlinemøder er langt mere fleksible, og det skyldes jo især, at det er nemmere og hurtigere at finde 1,5 time i kalenderen, hvor alle kan, online, frem for fysisk ude af huset. Men husk nu. Det ene udelukker ikke det andet. Vi skal naturligvis stadig afholde fysiske møder, men de fysiske møder får med tiden bare en anden betydning. Fysiske møder bliver måske noget helt særligt, hvor fokus i højere grad vil være på networking mellem de deltagende.
Mulighederne er mange, og vi er enormt spændte på at følge med i udviklingen inden for onlinemøder.
