Lovgivningen på e-mail marketing-området er klar. Men kender du den? Mere end nogensinde før arbejdes der med e-mail marketing i flere danske virksomheder, og som mødebooker er en del af dit job måske også at hjælpe virksomheder med indhentning af e-mail permissions. Hos Excito arbejder vi i hvert fald selv med e-mail permissions, da virksomhederne for alvor har fået øjnene op for fordelene ved e-mail marketing.
Dem kunne vi sagtens liste op hér, men det er bare ikke så relevant for emnet i det her blogindlæg. Dette blogindlæg vil i stedet dykke ned i do’s and don’ts i forhold til indhentning af e-mail permissions fra en mødebookers perspektiv. Vi vil sørge for, at du bliver klædt endnu bedre på, hvis du er ny i feltet, og at du bliver opmærksom på eventuelle faldgruber på lovgivningsområdet, som i værste fald kan ende med at have store konsekvenser for virksomheden, hvis ikke du dirigerer uden om dem.
Hvem må virksomheden egentligt sende e-mails til?
Vi begynder helt fra scratch, så vi får lagt et solidt fundament for resten af blogindlægget. Virksomheder må kun sende e-mails til personer, som aktivt har givet samtykke til det. Selvom du som mødebooker måske kan hente en masse e-mailadresser fra potentielle virksomheder, du har i røret, så må du ikke indsamle deres e-mails og lade virksomheden bruge dem i markedsføringsregi, hvis ikke de potentielle kunder har sagt god for det.
I Danmark er den danske lovgivning meget striks på området, så det er vigtigt, at du kender de forskellige regler. Den første, og vigtigste, er naturligvis, at du ikke må smide potentielle kunders e-mailadresser på en nyhedsbrevsliste, hvis de ikke har givet lov til det. Brud på dette kan straffes med store bøder, og det har flere både små, store og mellemstore virksomheder allerede oplevet.
Reglerne på området er naturligvis strikse, fordi man ønsker at beskytte modtagerne og deres e-mailbokse, så de ikke bliver oversvømmet med e-mails. Vi lever i en tid, hvor vi bliver eksponeret for informationer døgnet rundt på alle platforme og medier, og det er utroligt nemt for virksomheder at sende markedsføringsmateriale direkte ud til udvalgte interessenter ved blot få klik.
Hvad siger loven på området?
Vil du gerne vide, hvad markedsføringsloven præcist fastslår? Så har vi heldigvis fundet paragraffen for dig, så du ikke skal ud at lede med lys og lygte. Markedsføringslovens paragraf 10 slår fast, at:
10, stk. 1 En erhvervsdrivende må ikke rette henvendelse til nogen ved brug af elektronisk post, et automatisk opkaldssystem eller telefax med henblik på direkte markedsføring, medmindre den pågældende har givet sit forudgående samtykke hertil. Den erhvervsdrivende skal give mulighed for let og gebyrfrit at tilbagekalde samtykket.
Som virksomhed, og mødebooker, skal du altså have modtagers samtykke, før du må sende dem materiale. Det gælder uanset, om det er nyhedsbreve, tilbudsmails eller deslige.
Hvordan indhenter virksomheder e-mail permissions i dag?
Der er rigtig mange muligheder, når det kommer til indhentning af e-mail permissions. Nogle er mere shady end andre, men hos Excito sørger vi altid for at holde vores sti ren – og det synes vi naturligvis også, at du skal! Der er ingen tvivl om, at du nemt kan ende i fedtefadet, hvis du forsøger at smyge dig uden om eller nyfortolke reglerne. De er der jo netop af en grund.
I dag indsamler de fleste e-mail permissions via deres hjemmesider og sociale medier, såkaldt inbound marketing, mens andre virksomheder også benytter sig af det til messer og pop-ups. Er man en større virksomhed, kan man dog indimellem ende med at stå i stampe med sine e-mail permissions. Det kan godt være, at man får indsamlet en masse leads, men det er ikke altid, at det er den rette beslutningstager, som bider på – og så mister leadet hurtigt sin værdi.
En mødebooker kan hjælpe med at skaffe brandvarme leads
Vil man gerne have en fod inden for en virksomhed og brandvarme leads på sin nyhedsbrevsliste, så kan det godt betale sig at kombinere mødebooking med professionel indhentning af e-mail permissions. Hvorfor?
Jo, vi mødebookere målretter vores indsats mod 100 % relevante virksomheder. Virksomhederne slipper altså for at navigere i et væld af leads, hvor flere af dem måske desværre er mindre relevante, eller måske endda helt irrelevante, for dem. Derudover griber et professionelt telemarketing bureau også knoglen og ringer ud til de relevante virksomheder, hvorfor de hurtigere får en fod inden for døren.
Vi ringer naturligvis med henblik på at lande et møde, men lykkes det ikke, så forsøger vi at indhente e-mail permissions fra de potentielle virksomheder. Når de kommer på en nyhedsbrevsliste, kan de nemlig blive endnu klogere på den specifikke virksomhed og dens produkt/ydelser, hvilket forhåbentligt gerne skulle lede til, at de senere hen tager fat i virksomheden for at aftale et møde, en demopræsentation eller lignende.
Kender du forskellen på single og double opt-in?
Der findes to metoder for indhentning af samtykke i forbindelse med e-mail permissions for mødebookere. Den ene hedder single opt-in, mens den anden hedder double opt-in. Kender du ikke forskellen? Eller er du bare i tvivl om, hvilken af dem du bør vælge som mødebooker? Eller vil du gerne blive klogere på fordele og ulemper ved de to metoder? Så fat mod! Det giver vi dig nemlig svarene på nu.
Single opt-in
Single opt-in er især benyttet til indhentning af e-mail permissions på sociale medier og hjemmesider. Det eneste, du skal gøre, er nemlig at udfylde navn, e-mailadresse og eventuelt et par få andre oplysninger og slutte af med at trykke ”tilmeld”. Når du trykker ”tilmeld” og giver samtykke, så bliver navn, mail og IP-adresse automatisk lagret.
Single opt-in bliver primært brugt af virksomheder, der ønsker at booste deres nyhedsbrev. Den kan være utroligt effektiv, men inden for vores branche er den ikke at foretrække, hvilket du vil få svaret på lige nedenfor.
Double opt-in
Double opt-in har flere trin, hvilket naturligvis også indebærer flere valg for brugeren. Double opt-in kræver en bekræftelse, som bliver sendt til modtagers indbakke. Det er herefter modtagers opgave at give samtykke ved at bekræfte i mailen, før modtagers mail bliver tilføjet en e-mailliste.
Denne metode er klart at foretrække inden for mødebooking-branchen, da du ikke blot får en samtykkeerklæring fra modtager, men derimod også en bekræftelse på, at deres mail fungerer. Med double opt-in sikrer du ganske enkelt, at modtager er interesseret i at modtage dit nyhedsbrev, og at det er den korrekte mail, som er indtastet.
Hvordan bør en mødebooker indhente e-mail permissions?
Og nu til sagens kerne. For hvordan indhenter en mødebooker e-mail permissions effektivt og lovligt? Hér vil vi tage udgangspunkt i vores egen tilgang, som aldrig har voldt os store problemer – hverken i forhold til lovgivning eller effektivitet.
Det er de færreste, som udelukkende investerer i indhentning af e-mail permissions. Det bliver i stedet ofte kombineret som en del af en mødebookingpakke på lige fod med f.eks. markedsanalyser. Men hvordan griber du det lige bedst muligt an?
Når vi indhenter e-mail permissions i forbindelse med mødebooking, så benytter vi os af double opt-in. Det betyder, at vi spørger efter accept (læs: samtykke) flere gange. Det første samtykke kommer, når vi taler med kunden. Hvis vedkommende siger ”ja tak” til at komme med på en nyhedsbrevsliste, så oplyser vi, at vi straks efter samtalen sender dem en e-mail, hvori de finder et link.
Når vedkommende trykker på det link, så bliver de sendt over på en landingsside, hvorpå de kan tilmelde sig nyhedsbrevet fra den pågældende virksomhed.
Med double opt-in sikrer vi ikke blot ekstra samtykke. Vi mindsker derimod også risikoen for, at vi ved en fejl indtaster en forkert e-mailadresse, uden vi har tilladelse, eller uden at modtageren af fejlmailen har viden om det. Skulle du indtaste en forkert e-mailadresse, ryger mailadressen altså ikke automatisk på listen, og fejlmodtageren kan derimod ignorere bekræftelsesmailen. Vælger du ikke at have en bekræftelsesmail som en del af din strategi, så øger du risikoen for at blive anmeldt for spam – og det skal vi gerne undgå.
Det er ikke nok, at personen i røret giver sit samtykke i telefonen.
Det er altafgørende, at det er modtagers eget valg at modtage henvendelser fra den pågældende virksomhed. Derfor er det også en rigtig god idé at benytte sig af double opt-in, så modtager bliver ”tvunget” til at bekræfte sit samtykke. På den måde sikrer du dig altså, at modtager faktisk gerne vil modtage mails fra virksomheden.
Sørg for at holde statistik med dine e-mail permissions
Vi forestiller os, at du på nuværende tidspunkt har indsamlet en god mængde e-mail permissions i forbindelse med dine mødebooking-opkald. Hvad gør du så nu? Nu er det jo netop op til modtager af mailen at vurdere, hvorvidt vedkommende egentligt er interesseret i at modtage virksomhedens nyhedsbreve. Eller er der andet, du kan gøre?
Ja, det er der! Hos Excito holder vi statistik med, hvem der har sagt ”ja tak” til, at vi må indhente e-mail permissions, så vi kan følge op på, om de husker at få tilmeldt sig via det link, vi har sendt. Vi giver dem blot et venlig opkald og minder dem om det, hvis det ikke er gjort inden for en uges tid. Det er dog de færreste gange, vi har oplevet at måtte gøre det, da størstedelen bekræfter med det samme.
Synes du, det bliver for pushy? Du skal huske på, at de har jo allerede har udvist interesse og givet samtykke til, at de gerne vil modtage dit nyhedsbrev. De, som glemmer at bekræfte, kan derfor typisk have glemt det, fordi en anden opgave kom dumpende i samme øjeblik, eller fordi mailen er røget i deres spamfilter.
Du skal altså ikke bekymre dig om, hvorvidt det virker pushy. Den potentielle kunde skal nok sige fra, hvis vedkommende ikke er interesseret i at modtage virksomhedens nyhedsbrev.
Indhentning af e-mail permissions – done the right way
Uanset hvad du beskæftiger dig med, så er det vigtigt, at du sørger for at overholde den gældende lovgivning på området. Indhentning af e-mail permissions er naturligvis ingen undtagelse. Hos Excito arbejder vi med indhentning af e-mail permissions som et supplement til kundernes mødebooking, og vi har en både professionel og lovlig tilgang til arbejdet.
Andet kan ganske enkelt ikke betale sig – bogstaveligt talt. Alle virksomheder og interessenter, som vi tager kontakt til og ønsker at indhente e-mails fra, bliver informeret omkring formålet og proceduren og skal afgive accept, før vi kan indhente deres e-mail i markedsføringsregi.
Synes du, at arbejdet med indhentning af e-mail permissions er kringlet eller svær at finde rundt i? Mangler du det strategiske indblik i, hvor og hvornår det er en god idé at supplere mødebooking med indhentning af e-mail permissions? I så fald er du mere end velkommen til at tage kontakt til os. Vi står klar til en uforpligtende snak om dine muligheder inden for indhentning af e-mail permissions – enten som virksomhed eller som mødebooker.
