I en verden, hvor vi drikker vores kaffe på vej til arbejde, mens vi kører og taler i telefon, er det uhyre vigtigt, at din kommunikation er skarp og ind til benet. Mere end nogensinde før bliver vi overdynget med informationer, fra vi står op, til vi går i seng – og så endda på adskillige platforme og medier.
Det har medført, at vi er blevet mere selektive med vores tid, og flere gør derfor alt, hvad de kan, for ikke at spilde mere end ét sekund af deres dyrebare tid. Den voksende konkurrence om kundernes opmærksom sætter sine tydelige spor inden for især mødebooking, hvor flere oplever store udfordringer i dialogen med potentielle og eksisterende kunder via telefonen.
For hvordan skal du egentligt kommunikere med personer, som på daglig basis bliver overdynget med et informationsload af en anden verden?
Opgaven er da ovenikøbet sjældent nemmere, hvis dit budskab er komplekst og kræver ekstra opmærksomhed fra dine potentielle kunder.
I dette blogindlæg ser vi nærmere på, hvordan du fanger modtagerens opmærksomhed i en flygtig verden, hvor forskellige budskaber stort set flyver om ørene på os. Vi gør dig samtidigt også klogere på, hvordan du formidler komplekse budskaber, som modtager forstår og kan se værdien i. Ved vejs ende skulle du gerne være endnu skarpere til at kommunikere kompleks viden, så alle modtagere forstår dig.
Daglige udfordringer for mødebookere
Din viden er ikke almen viden for andre, og derfor er det ofte nødvendigt at oversætte den, så andre forstår, hvad du siger. Som mødebooker bruger du 80-90 % af din arbejdstid på at kommunikere med særligt udvalgte interessenter, som gerne skulle takke ja til et møde med virksomheden, du ringer på vegne af. Derfor er det naturligvis også vigtigt, at dit mundtøj er i orden, og at dine budskaber, pointer og USP’er sidder på rygraden.
Du ligger jo nemlig inde med viden, som er særdeles værdifuld, og du ved noget om dét, du snakker om. Så det skal selvfølgelig også ud over rampen til dem, du får i røret! Den vigtigste del af dit job som mødebooker er at formidle din viden til personer inden for en specifik branche. Når det så er sagt, kan der faktisk være stor forskel på, hvem du kommer igennem til.
Skal du kommunikerer til en specialist? En gatekeeper? Eller en beslutningstager? Det kan være enormt udfordrende at skulle disponere mængden af information og svært at brænde igennem, når du aldrig rigtigt ved, hvem du får i røret og hvornår.
Du risikerer i værste fald, at opmærksomheden hos modtager skrumper lynhurtigt, hvis ikke du sørger for at formidle din budskaber på en art og facon, der matcher den konkrete modtager. For slet ikke at tale om følelsen af at skulle gå på kompromis med din viden og faglighed, fordi du måske skal igennem en, der har begrænset viden inden for feltet.
Nogle af de mest typiske udfordringer, som mødebookere står overfor i formidlingsregi, er følgende:
- At skulle justere og tilpasse budskaber uden at vide, hvad modtager egentligt forventer.
- At skulle skære i resultater, pointer og udelade mellemregninger.
- At skulle gå på kompromis med sin faglighed.
- At skulle tilpasse kommunikationen til forskellige modtagere.
Synes du også, det virker umuligt at blive knivskarp til at formidle den rette mængde information og data til de rette personer på det rigtige tidspunkt? I så fald er du ikke alene! Men heldigvis kan du med relativt få værktøjer og den rigtige træning sagtens blive endnu bedre – også selvom det kan virke svært og uoverskueligt til en start.
Keep it simple, Sherlock! And clever
Du kender sikkert scenariet: Du skal forklare en potentiel kunde, hvorfor produktet/ydelsen er så unikt, at de skal booke et møde med én af virksomhedens sælgere. Det kan hurtigt ende i en fagkontekst, hvor du, bevidst eller ubevidst, ender med et alt for højt lixtal, som får de fleste til at stå af.
Alt hvad du siger er korrekt, men for personen i den anden ende af røret kan det være svært at forstå og alt for komplekst, hvorfor de automatisk vil forsøge at lukke samtalen ned med indvendinger. Det er drønærgerligt! Din fagkontekst er også spot on, hvis der kommunikeres fra specialist til specialist, men skal du overbevise en ikke-specialist, bliver det straks sværere og kræver andre skyts.
Derfor er det naturligt at simplificere budskaberne i håb om, at det vil gøre det nemmere at fange kundernes opmærksomhed. Det må du også meget gerne, men pas på. Komplekse budskaber er komplekse af en årsag, og vælger du at simplificere dem helt og aldeles, ja, så risikerer du, at nogle potentielle kunder simpelthen står af, fordi de ikke kan se værdien – og det er jo netop dét, du gerne vil have dem til!
Hvilket paradoks … Udfordringen består altså i at gøre komplekse produkter/ydelser og budskaber letforståelige, uden du simplificerer budskabet så meget, at det ikke længere giver mening. Det skal på én og samme tid være både enkelt og klogt! Deraf vendingen:
Keep it simple, Sherlock! And clever.
Det er en kunst at simplificere, da du kan være nødsaget til at gå på kompromis nogle steder. Ikke desto mindre er det altid smartere at være konkret med 2-3 unikke USP’er end generaliserende med 5-8 USP’er. Der er trods alt ingen grund til at gøre det nemmere for dine potentielle kunder at takke nej til et møde. Bliv klogere på, hvordan du skiller dig ud fra mængden med stærke USP’er i dette blogindlæg.
Lad formålet med dit opkald skinne klart og tydeligt igennem
Der er ingen grund til at gå som katten om den varme grød, når du kommer igennem til modtager. Vi kan ikke præcisere det nok gange: Vi bliver bombarderet med budskaber hele dagen, så hvis man virkelig skal fange vores opmærksomhed, så kræver det præcision og indsigt i, hvem du taler med. Hvorfor ikke bare gøre det tydeligt, hvad du vil, når du ringer ud? Præsenter din konklusion i begyndelsen af dialogen, så de potentielle kunder hurtigt kan pejle sig ind på formålet med dit budskab og opkald.
Hvis du sørger for at være konkret fra begyndelsen, er der større chance for, at modtager hænger ved i lidt længere tid. Pakker du derimod dine komplekse budskaber ind, ja, så kan du være stensikker på, at modtager vil gøre alt for at afslutte samtalen.
Svar på modtagers spørgsmål som det første
Det her kommer i forlængelse af forrige punkt, da du lige så godt kan konkretisere og skabe transparens fra starten. Hvorfor ikke høre kundens spørgsmål, før du fortsætter med at fortælle om produktet/ydelsen? Kundens spørgsmål kan faktisk ofte gøre det endnu nemmere at konkretisere og formidle et komplekst produkt/ydelse, da de slår ned på enkelte ting, som du efterfølgende kan svare på og supplere med argumenter, der understøtter dine svar.
På den måde undgår du også at tale for meget, hvilket er en fælde, som de fleste hurtigt kan falde i. Sker det, øger du ganske enkelt risikoen for, at modtager mister interessen og ikke mindst tålmodigheden.
Er du i tvivl om, hvorvidt du taler for meget? Så kan du med fordel tage et kig på vores blogindlæg ”Taler du for meget? Undgå at falde i disse 3 fælder”, der ser nærmere på netop dette.
Så hvad er det helt præcist, du skal have in mente, når du formidler komplekse budskaber? Jo, du skal sørge for, at du:
- analyserer og forstår din modtager
- skærer ind til benet, tøjler detaljerne og tilpasser mængden af information til modtager
- finder balancen mellem modtagers behov og dine budskaber
- bruger de rette fagudtryk over for de rigtige personer på det rette tidspunkt
- håndterer eventuelt nervøsitet med enkle redskaber
Virker det stadig en smule uoverskueligt? Så fat mod! Nedenfor gennemgår vi, hvordan du kan få størst succes med at fange modtagers opmærksom, når du formidler komplekse budskaber og produkter/ydelser.
1. Mal det store billede fra starten
Fordi flere af os har begrænset tid, og fordi én enkelt forstyrrelse koster dig 25 minutter, før man er tilbage på samme niveau af koncentrationen, som før man blev afbrudt, er dine kunder interesserede i, at du maler det store billede. Præsenter dit budskab fra starten og gør det så bredt som overhovedet muligt, således du undgår, at nogle modtagere falder fra, fordi de ganske enkelt ikke forstår dit budskab og produkt/ydelse.
2. Beskriv dit budskab med få, men afgørende detaljer for den konkrete modtager
Næste skridt i processen er at dykke længere ned i materien. Tid og modtagers koncentration er på lånt tid, så derfor skal du beskrive dit budskab og produkt/ydelse med få, men afgørende detaljer. Du vil opleve, at nogle kunder har et dybdegående kendskab til produktet/ydelsen eller virksomheden, du ringer på vegne af, mens andre er har begrænset viden.
Det er derfor vigtigt, du sørger for at tilpasse detaljerne om det komplekse produkt/ydelse til den enkelte modtager. Fortæl om konkrete detaljer, som kan styrke dit formål og i sidste ende få kunden til at takke ja til et møde med sælgeren i virksomheden.
3. Gå teknisk til værks – hvis du har en specialist i røret
Får du en specialist i røret? Ja, så kan du i tredje step gå mere teknisk til værks. Indimellem kan du endda hoppe step 2 over, da specialisten måske allerede har en rigtig god forståelse for dit budskab. Det vigtigste er blot, at modtager forstår dit budskab, før du går videre og beskriver produktet/ydelsen og dine budskaber teknisk i detaljen.
Med en specialist i røret kan du dog netop gå i dybden med de tekniske detaljer, som ikke nødvendigvis er interessante for andre kunder. De kan være uhyre vigtige for de kunder, som har ekspertviden på området, og derfor skal du naturligvis også sørge for, at de sidder på rygraden, hvis modtager udfordrer dig eller spørger ind til konkrete detaljer.
3 ting, du skal være opmærksom på, når du formidler komplekse emner
- Du skal sikre dig, at modtagerne forstår dine pointer inden for kort tid.
- Du skal både gøre dit opkald relevant for modtager, som har viden inden for branchen, og for modtagere, som ikke har den store viden.
- Du skal genkende og handle på dine styrker og svagheder, når du formidler komplekse budskaber – vi stopper aldrig med at lære nyt!
Sidste pointe er måske en smule bred, men egentligt er pointen bare, at du skal blive endnu mere bevidst omkring dine styrker og svagheder, når du formidler. Hvis du oplever, at dine potentielle kunder står af, kan det være et fingerpeg om, at du skal ændre din strategi en smule.
Det handler om at finde den gyldne mellemvej, for som tidligere nævnt er alle kunder forskellige, og du ved ikke nødvendigvis, hvem du får i røret.
Strategisk formidling er en vigtig del af en mødebookers arbejde
Hvis du forstår at formidle komplekse budskaber over telefonen, er du allerede ét skridt tættere på at få større succes som mødebooker. I mødebookingregi handler det netop ofte om at formidle komplekse budskaber, idet mange af de virksomheder, som benytter sig af det, sælger komplekse produkter/ydelser.
Chancen for at lande et møde med dem stiger altså markant, hvis du er strategisk og formår at formidle budskaberne og værdien på letforståelig vis. Der er mange forskellige knapper at trykke på, men formår du at ramme de helt rigtige, har du et møde i kalenderen.
Hvis du ser TV-reklamer for komplekse produkter/ydelser om software og elektronik, vil du opdage, at de pakker det ind i storytelling, som skal gøre det endnu nemmere at forstå budskabet. Ofte bliver du ikke engang præsenteret for produktet/ydelsen i detaljen, for det drejer sig kun om at få budskabet og værdien ud over stepperne til dig.
Har du stadig svært ved at kringle, hvordan du skal formidle de komplekse budskaber og fange de potentielle kunders opmærksomhed over telefonen? Excito står klar til at hjælpe dig med rådgivning i form af sparring og salgstræning, så du selv kan blive en endnu bedre mødebooker. Omvendt har vi dog også ressourcerne og kompetencerne til at hjælpe med selve mødebooking-delen, hvis det skulle blive aktuelt.
Kontakt os i dag for at høre mere om dine muligheder, så du får skabt det absolut bedste fundament for vækst i din virksomhed.
