Planlægning af mødebooking
er alfa og omega
– skab struktur i din arbejdsdag

Føler du også, at du er i et konstant kapløb med tiden? Og oplever du indimellem, at du overser deadlines, mails og opfølgninger? Ved du egentlig, hvordan din struktur i hverdagen er? Det spørgsmål stiller vi ofte de virksomheder og personer, som henvender sig til os for at få hjælp til at blive endnu bedre mødebookere eller sælgere gennem vores salgstræning.

De har som regel svært ved at svare præcist på spørgsmålet. ”Hvorfor?” spørger du. Jo, fordi der enten ikke er meget struktur, eller også er den røget i svinget i forbindelse med ændringer i deres hverdag. Hvis du gerne vil have succes som mødebooker eller sælger og endnu mere overskud i hverdagen, både privat og på arbejdspladsen, så skal du stræbe efter at skabe struktur og planlægning i hverdagen.

Det kan dog være nemmere sagt end gjort, og i dette blogindlæg dykker vi derfor ned i, hvorfor planlægning er alfa og omega for dig som mødebooker og sælger. Derudover kommer vi også med nogle gode råd til, hvordan du helt konkrete kan skabe struktur i hverdagen med simple værktøjer.

En mødebookers og sælgers hverdag

Selvom arbejdsopgaverne hos en mødebooker og sælger ikke nødvendigvis er de helt samme fra start til slut, så har begge funktioner dog nogle ting til fælles. Først og fremmest er deres primære formål at lande møder og/eller kunder. Det betyder, at de har en dynamisk og alsidig hverdag, hvor ikke to arbejdsdage nødvendigvis ligner hinanden. De skal konstant være ”på” og forholde sig til x antal nye mennesker hver dag – enten via telefonen eller fysisk.

I løbet af en dag kan en mødebooker eller sælger snildt være i kontakt med +20 touchpoints inden for forskellige brancher, stillingsniveauer og jobfunktioner. Dertil kommer et enormt informations-overload, som de enten skal videreformidle eller indsluse, samt en række administrative opgaver. Hvis ikke du får skabt bare en anelse struktur, så vil du med garanti glemme eller overse arbejdsopgaver eller deadlines, og det skal vi gerne undgå.

Som du nok allerede kan fornemme, så har både mødebookere og sælgere meget om ørene, og derfor er det ekstremt vigtigt, at der bliver skabt en ordentlig struktur, så du ikke får fornemmelsen af hele tiden at være ét skridt bagud i forhold til arbejdsopgaver. Den fornemmelse fører nemlig ikke noget godt med sig – det er i hvert fald hverken sundt, og det gør heller ikke ligefrem arbejdsdagen sjovere.

Undgå, at hjernen kommer på overarbejde

Hvis du ikke skaber struktur i din hverdag, så kommer din hjerne hurtigt på overarbejde. Den ender nemlig med at bruge alt for meget energi på alle dagens gøremål. Vi har flere tusinde tanker om dagen, og hvis ikke du i det mindste sørger for at skabe bare en lille smule struktur, så kan selv den mindste tanke få din tidsplan til at skride og dit stressniveau til at stige.

Hjernen er jo ikke rigtigt forberedt på det, der skal ske, og når den i stedet er optaget af ”bare” at få hverdagen til at fungere, så går det ud over dit overskud, hvilket påvirker både privat- og arbejdslivet i negativ grad.

For hvad sker der, når vi mangler overskud? Jo, vi får svært ved at have det store overblik og håndtere uforudsete hændelser. Det skaber hurtigt en følelse af kaos og kontroltab, hvilket giver mange lyst til at løbe og arbejde endnu hurtigere, så de kan genvinde stabilitet og kontrol igen. Det er dog sjældent vejen frem. Det kan nemlig føre til en tilstand af stress, hvilket langt de fleste har oplevet på et eller andet tidspunkt.

Hvis du er god til at sætte struktur på dit arbejde, så får du langt mere fra hånden, og arbejdet bliver faktisk også meget sjovere. Hos Excito oplever vi ofte, at mødebookere og sælgere mangler at sætte struktur på deres hverdag, og det gør processerne og arbejdsgangene langt mere bøvlede, besværlige og uoverskuelige, hvilket desværre kan resultere i, at man bliver unødvendigt stresset.

Men hvordan kommer man det til livs? Jo, med ganske få justeringer kan du faktisk forbedre dine resultater og ikke mindst øge arbejdsglæden markant. Det er faktisk ret vildt, hvad blot en lille smule struktur kan bidrage med i det store hele.

Nedenfor finder du gode råd til, hvordan du skaber en struktureret og bedre hverdag som mødebooker eller sælger, der både kan bidrage positivt i forhold til effektivitet, motivation og overskud.

Lav to-do lister

Når du føler, at der er flere opgaver på dine skuldre, end du måske kan overskue, og når du overskrider deadlines, fordi du mangler fokus, eller når du glemmer at svare på en vigtig mail, så bør du kaste dig ud i at arbejde med en to-do liste. To-do lister er lidt af en kliché i nogles ører, men ikke desto mindre er de et effektivt værktøj til at skabe endnu mere struktur i hverdagen.

Hvad er en to-do liste?

En to-do liste er i ordets reneste forstand en liste over alle de opgaver, som du skal løse i løbet af en dag eller uge. Personligt anbefaler vi, at du skræddersyer en to-do liste hver dag, når du møder ind, så du ved, hvad dagens agenda er. I en alsidig og dynamisk hverdag kan det være svært at planlægge en hel uge forud, så derfor bør du i stedet stile efter at planlægge fra dag til dag, så du altid har en opdateret og aktuel version.

Hvorfor skal du have en to-do liste?

Der er flere gode grunde til at starte dagen med at lave en to-do liste. Først og fremmest er det fuldstændigt umuligt udelukkende at have alle opgaver i hovedet, når du også skal fokusere på at løse dem. Dernæst har to-do lister vist sig at være et ekstremt effektivt værktøj til at bekæmpe stressede situationer og dårlig samvittighed i løbet af arbejdsdagen.

For hvad sker der helt naturligt, når man overser eller glemmer en opgave eller deadline? Jo, de fleste oplever at blive pressede og få dårlig samvittighed, fordi de føler, de ikke opfylder det, de bør. Lad os lige slå fast, at det er helt naturligt at glemme ting i en travl hverdag. Det kan ske og er sket for rigtigt mange.

Men hvorfor ikke forsøge at få endnu bedre styr på opgaverne med en stærk to-do liste, så du oplever mindre stress og dårlig samvittighed?

Sådan laver du en to-do liste

Har du aldrig arbejdet med to-do lister, er det måske svært at vide, hvor du skal sætte ind. Vi anbefaler, at du starter helt enkelt ud, så du får de helt grundlæggende principper på plads. Hvis du har alt for mange punkter og opdelinger på din liste, kan det nemlig blive rigtigt svært at bevare fokus og faktisk få det ønskede udbytte af listen.

  • Skriv alle opgaver ned


Det allerførste, du skal gøre, er at skrive alle ugens opgaver ned. Når du møder ind mandag, så sørg for at samle alle møder, deadlines og opgaver på én liste, så du får det fulde overblik. Som professionel mødebooker og sælger kan det indimellem være svært at vide, hvordan ugen præcis udformer sig, men forsøg at få alt det med, du kan.

Når der så lander en ny opgave, skal du blot sørge for at integrere den i din to-do liste, selvom den egentligt er færdig. Sørg blot for at lave en to-do liste med ekstra plads på alle dage.

Allerede nu kunne du faktisk se dig tilfreds og løbende vinge opgaverne af, efterhånden som du løser dem. Vi tager dog den udvidede version, fordi jo mere forberedelse, desto mere effektiv bliver du.

  • Vær specifik omkring de enkelte opgaver


Når du sidder med din liste af kunder og/eller opgaver, så vil du sandsynligvis opleve, hvis du ikke har været yderst detaljeret fra start, at hvert enkelt punkt rummer flere mindre opgaver. Er det tilfældet? Så skal du så vidt muligt forsøge at bryde opgaverne ned, så to-do listen bliver endnu mere konkret.

Lige så snart din liste er skarp ned til mindste detalje, så skriver du ud for hvert punkt, hvad det er, du skal lave. Det gælder eksempelvis ”læs”, ”ring”, ”skriv”, ”spørg” osv. Det gør det meget nemmere for dig hurtigt at gennemse, hvad det er, du præcis skal gøre i forbindelse med en specifik opgave eller kunde.

  • Prioriter opgaverne på din to-do liste


Dette er ikke strengt nødvendigt, men du kan alligevel ende med at stå med opgaver, som haster mere eller har en højere prioritet af økonomiske årsager. I sådanne situationer er det vigtigt, at de fremgår som en højere prioritet på din to-do liste.

Det kan du gribe an på forskellige måder. Nogle foretrækker at farvekoordinere sig ud af det med f.eks. rød for ”haster”, gul for ”semi” og grøn for ”almindelig”, mens andre benytter en skala fra 1-3, hvor 1 er ”haster”, 2 er ”semi” og 3 er ”almindelig”. Husk: Du skal kun bruge rød og 1 ved meget kritiske opgaver.

Skab rutiner og systemer

En anden ting, du kan gøre, er at skabe en række rutiner og systemer, som matcher netop din dagligdag som mødebooker eller sælger. Når vi sætter opgaver og arbejde ind i system og rutiner, så bliver det med tiden en vane, som vi ikke rigtigt skænker en tanke. De ligger derimod indlejret på rygraden på lige fod med f.eks. tandbørstning.

Men hvordan griber du det helt præcist an? Jo, noget af det første er, at du skal lægge en plan for din arbejdsdag. Her kan du med fordel kaste et blik på din to-do liste, som gerne skulle tegne et billede over, hvilke typer opgaver du sidder med. I stedet for at springe til og fra forskellige typer opgaver, kan du med fordel samle den samme type opgaver i en rubrik.

Som mødebooker består din hverdag naturligvis primært af telefonopkald, men derudover kan du også sagtens have en række administrative opgaver og support-funktioner som f.eks. salgstræning og salgssupport, alt efter hvordan din mødebooker-rolle er stykket sammen. Det betyder, at du ofte springer til og fra forskellige typer opgaver. Hvorfor ikke forsøge at strukturere det en smule mere?

Lad os komme med et eksempel.

Sæt dig for, at du skal begynde hver dag med at løbe din mailindbakke igennem. Få svaret på alle de mails, der ligger og venter, og send desuden de nødvendige mails afsted, du har brug for. Bygger vi videre på den, så kan du også sætte dig for, at du mellem 09.00 og 14.00 ringer ud til de potentielle kunder, du har liggende på din kundeliste og to-do.

Men hvad så når det er gjort? Jo, så skal mails være det første, du går i gang med, inden du laver noget andet. På samme måde skal tiden mellem 09.00 og 14.00 også bruges på at ringe ud til potentielle kunder. Hvis du gør det hver dag i et halvt år, så lover vi dig, at du vil begynde at udvikle dine skills.

Gør det til en vane at ringe ud i et bestemt tidsrum hver dag og skab generelt struktur i hverdagen – et voila! Så vil du opleve, at du har bedre overblik og overskud.

Fokuser på én ting ad gangen og undgå multitasking

Har du også for vane at tjekke mails, se TV og tale i telefon samtidigt? Den digitale tidsalder, vi lever i lige nu, giver os et væld af muligheder for at multitaske på arbejde og i fritiden, men det er faktisk ikke altid smart.

Multitasking bliver ofte anset som et positivt træk, da det jo betyder, at du f.eks. kan jonglere med flere opgaver på én og samme tid. Det er dog ikke altid hensigtsmæssigt, eftersom det stort set er umuligt at skænke hver eneste opgave lige så meget tid og energi, som hvis du blot fokuserede på dem hver især – én ad gangen.

I mødebooking fungerer det ikke, hvis du ikke er fokuseret, når du ringer ud til de potentielle kunder. Du risikerer at fremstå både forvirret, forhastet og ligeglad, hvis du samtidigt har gang i fem andre ting, når du har en samtale med en potentiel kunde. Når du skal snakke med potentielle kunder, så skal du være til stede og nærværende – andet har sjældent et positivt udfald.

Skifter du hele tiden mellem flere opgaver, så bruger du også unødigt meget tid. Vores hjerner er desuden heller ikke skabt til at multitaske, og det eneste, vi bliver bedre til ved at multitaske, er at lade os distrahere.

Du vil være langt mere effektiv, hvis du blot fokuserer på at færdiggøre én opgave ad gangen. Selvom flere mener, at de er gode til at multitaske og sagtens kan have flere opgaver kørende på én gang, så anbefaler vi, at du holder dig til én opgave ad gangen. Multitasking er nemlig både svært og tidsrøvende, så gør det ikke til din primære arbejdsmetode.

Skab struktur i din arbejdsdag og bliv en bedre mødebooker

Oplever du også, at processerne og arbejdsgangene som mødebooker eller sælger er langt mere besværlige og bøvlede? Og gruer du ofte for at møde ind til en ny dag på arbejdet? Ved at lave få justeringer i din arbejdsdag, så kan du faktisk forbedre dine resultater markant. Udover at du kan opleve forbedringer i resultaterne, kan det endda også øge din arbejdsglæde markant. Du vil nemlig ikke føle, at du konstant er i kapløb med tiden.

Det er dog ofte nemmere sagt end gjort. Har du måske brug for en sparringspartner, der kan hjælpe dig med at tilrettelægge din arbejdsdag som mødebooker eller sælger endnu bedre? Hos Excito beskæftiger vi os med professionel telemarketing hver dag, og det har vi gjort i flere år. Derfor ved vi også, hvad en dagligdag som mødebooker byder på. Af netop den grund tilbyder vi også salgstræning, når du samarbejder med os.

Gennem salgstræning kan vi nemlig gøre dig endnu bedre til at planlægge og prioritere dine arbejdsopgaver, så du oplever langt mere værdi, effektivitet og struktur. En sådan indsats afføder typisk også, at du får langt mere succes med at nå individuelle og fælles mål, hvilket i sidste ende bidrager med positive effekter.

Vil du høre mere om dine muligheder? I så fald er du mere end velkommen til at kontakte os allerede i dag. Vi tager gerne en uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe dig, og eventuelt din salgsafdeling, med at opnå endnu mere struktur og arbejdsglæde.